リモートワークの重要性

2020年、年初から流行している新型コロナウイルス感染症 (COVID-19)の影響により、多くの企業が今まで普通だった、社員に出社してもらうという行為自体が叶わなくなっています。以前より、国の指針でも出されていたリモートワークが本格的に重要になってきている中で、これから経営を引き継ぐ後継者・若手経営者が率先してこのリモートワークに立ち向かっていかなければならなくなってきております。

オンライン・ウェブが比較的身近な距離にある後継者・若手経営者のデジタルシフトが重要になってくる時代の、リモートワーク・オンライン会議のお作法に関してまとめます。

また、事業承継を支援する側の士業の方々も多くの影響が出ていると伺います。

あしげく通っていた顧問先への訪問が難しくなる中で行う、オンライン会議とオンライン商談の違いにも触れていきたいと思います。

若手経営者には、この時こそ事業の「IT化」のチャンスと捉え、率先してオンラインで仕事をする環境を用意すると共に、その際に必要なお作法を学んで頂きたいと思います。

国が期待するリモートワークとは

本文ではリモートワークと記載をしておりますが、総務省の発表では、「テレワーク」という表現が使われております。総務省の記述では、以下として表現されております。

テレワークとは、ICT(情報通信技術)を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方です。
また、テレワークは、ワークライフバランスの実現 、人口減少時代における労働力人口の確保、地域の活性化などへも寄与する、働き方改革実現の切り札となる働き方でもあります。
総務省では、関係省庁とも連携し、テレワークの普及促進に資する様々な取組を進めています。

参照:https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/telework/

ここでも、記述のある通り、元々は働く人及び人口減の対策として提示された内容であることがわかります。経営の後継者は時代の変化にあわせて、上記の観点も含めてテレワークを積極的に活用されることをお勧めいたします。

テレワークとリモートワークの違いは、言葉としては違いが少ない印象ですが、強いていうのであればテレワークは1対1のニュアンスがつよいことに対して、リモートワークは1対nのニュアンスが強い印象があります。

2020年4月13日時点での東京商工会議所の発表では、テレワーク(≒リモートワーク)の導入率は26.0%。導入検討中を合わせると45.5%だったことが分かりますが、50人未満の企業の導入状況が14.4%。検討中を含めても32.3%と低いことがわかります。

実際にエンジャパンの調査では、転職コンサルタント全員が「リモートワークを希望する求職者はふえている」と回答。また、希望するリモートワークは「在宅勤務」が64%というデータも出ている。

参照:https://www.atpress.ne.jp/news/202290

オンライン会議がリモートワークのはじめの一歩

リモートワークに期待されることは、労働場所に関わらない雇用の創出。社員一人一人が自宅などで仕事をすることで周囲に干渉されずに集中して働くことができる、通勤時間の削減など様々なことを期待されます。既に社員を雇用する企業にとってまずはオンライン会議からリモートワーク・デジタルにシフトしていくことをお勧めいたします。

オンライン会議におすすめのツール

すでに、お使いのオンライン会議に活用できる環境がある場合は現在のツールでも構わないかも知れませんが、もしまだこれから検討するのであれば以下を参考にしてみてください。

セキュリティ面の懸念が指摘される中でできれば有料版をお勧めいたしますが、現在リーズナブルなサービスも複数出ておりますので是非試してみてください。

Skype(スカイプ)

ウェブでの打ち合わせにて昔から有名なツールとしてSkypeがあげられます。

有料版もリーズナブルで、月に220円からという価格です。

知名度もあるので、Skypeでとつたえればわかってくれるケースがありますが、両方ともログイン等が必要であり、相手のIDを確認するという工程が必要となります。

複数名でオンライン会議を実施する場合は、主催者が全員のIDを把握する必要がある点が、ちょっと手間かも知れません。

 

Zoom(ズーム)

ホスト(オーナー)のみが有料アカウントが必要となりますが、ゲストは基本的に無料で活用できるツール。無料版でも150名までは同時接続が可能なので、中小企業の全社会議などには人数を気にする必要はありません。

基本料金は無料、ホストも$14.99/月(=2020年4月現在約1,600円程度)、ビジネスor企業$19.99(=2020年4月現在約2,150円程度)で活用が可能です。

録画・音声の保存などが簡単にできることもメリットになります。

無料版でもトライアルで活用できますが、時間制限がついていたりします。

 

Whereby(ウェアバイ)旧appear.In

4人までの同時参加しかできませんが、参加者はログイン等が不要なところが特徴です。

指定のURLをクリックするだけで接続が可能です。

主催者側はログインを行う必要がありますが、打ち合わせ先の相手がログインやIDの発行・アプリケーションのダウンロードが苦手な場合には親切なツールと言えます。

オンラインミーティングのお作法

上記の環境を選定した上で、経営者がオンラインミーティングを実施する際に気をつけなければならない点(お作法)にも触れたいと思います。

ログインなどは、迅速に

オンラインで仕事をするようになると、どうしても手元の作業に集中し時間を忘れてしまうことがあると思います。
気付いたらミーティングの定刻を過ぎてしまうパターンです。
また、直前に気づいたとしてもログインなどに手間がかかるため気付いたら5分・10分会議が遅れるということがございます。

会議の主催者である経営者こそ事前にログインをし、準備をしておくことをつよくおすすめいたします。
通常の会議であれば、急ぎ足で会議に向かい「ごめんごめんおくれちゃった」で済まされたことも、オンラインでは、表情やニュアンスがどうも伝わりづらく、社員のひんしゅくを買う可能性もあります。

アプリケーションを活用して、賑やかにする演出を

オンライン会議特有の、聞いている側のリアクションが見えないという状況が当然多く出てきます。話す側(=議長)も不安の中でパソコンに向かって話しているため、経営者こそ細かいリアクションをとることをお勧めいたします。
複数名で参加する会議では、音声の混線やハウリングを気にしてマイクをオフにするスタッフの方も少なくないので、率先してリアクションをとりましょう。
言葉でのリアクションもしかり、多くのオンラインミーティングツールでは、チャット機能がついていたりするため、柔らかいリアクションをとることをお勧めいたします。

細かい気配りで、画面の向こうにいる社員に安心をさせてあげることで、話しづらい環境から開放をしてあげることも一つの手かも知れません。

また、以下のように、画面に変化をあたえることで飽きさせない?工夫も必要かも知れません。

https://www.lifehacker.jp/2020/03/zoom.html

事前に資料は書面化をして、送る・投影する

もし、お読みの経営者の方が、いつも手ぶらで会議に参加して話すことに長けた方の場合はこちらを気にしていただくことをお勧めいたします。

オンラインでは、社員の皆さんの環境は人それぞれ異なります。モバイルのテザリングを活用している方もいれば、wi-fiも電波が届きにくい場合もあります。

常に、音・画像が届きやすい環境でないことを想定し、事前に議題・論点などをおまとめして準備をすることをお勧めいたします。

いつも、口頭で伝えたらわかってくれたという“あうん”の呼吸が伝わらないことが発生すると思った方が良いケースが大半です。

まずは、重要なこと・伝えるべきことは書面化をするということが、重要だと考えます。

オンラインミーティングとオンラインでの商談の違い

上段では、あくまで社内会議を想定したオンライン会議・ミーティングについて記載をしましたが、営業業務も一部オンラインに変化を与えるチャンスです。
社内会議・オンラインミーティングと「オンラインを使った商談」は少しことなります。
違いの一つは、相手の環境が適時異なることにあります。
営業・商談を対面で行っている場合に、気をつけていた相手の状況・顔色を伺う前に、商談を行う環境が異なることでぎこちなくなってしまう場合があります。

skypeの場合は認知度があるとはいえ、ログインをしてもらうなどの必要が発生したり、ID/Passを持ってない場合、発行してもらう必要があり、お手間をかけることになってしまいます。

そういった点では、以下に先方に負担をかけずスムーズにオンラインの商談に持ち込むのかということが重要になってきます。
当然、接続準備で5分・10分の時間を使ってしまえば、商談の成約率が下がることは想像に難しくないとおもいます。

オンラインの商談で有効なツール

Wherebyなどは先方にログイン等をしていただく必要がなく負担がすくないですが、あくまで先方の回線・環境が整っていることを前提にした内容になっているため、ちょっとオンライン環境に弱いばあい、やりとりに負担がかかってしまう。速度が遅いなどの影響が出た場合、商談も途中途中でぶつ切りになり、“もう一回よろしいですか?”・“少々お待ちください”という内容が飛び交う可能性があり、すこし先方にも不安を与えてしまうことが想定されます。

そこで、お勧めしたいのが、bellFaceである。

商談におけるメリットは1つ。音声の回線は、あくまで電話回線であるという点にあります。電話をベースにしているため、取引先のオンライン環境を選ばなくてすみ、もし、お手元にPC・スマートフォンがあった場合には、画面を共有することで、資料を先方に見せることが可能になります。

また、双方向のカメラが不要な点も、中小の企業にとっては嬉しく、カメラがついていないパソコンをお持ちの企業でも資料を共有することができる。
先方の画面は共有されず、こちら側の画面のみを投影することができるため、相手に、変なを気を使わせなくて良い点もお勧めの理由の一つです。

これであれば、当メディアの読者にも多い、士業者の方でもいつもの商談を電話を活用しながら顧問先に報告等の商談を行うことができる点でもおすすめいたします。

まとめ

これから経営を引き継ぐ後継者がより多くのデジタルシフトを行うことで、社員の労働環境に変化をあたえるのと同時に、採用などにも多くの影響があります。

是非このタイミングでリモートワークという手法を一歩一歩始めてみるのはいかがでしょうか