面倒な「シフト管理業務」する経営者・管理者の皆様へ。
あらゆるコト・モノでIT化が進む中、こと”シフト管理”においてはなぜか今でも紙ベースを主とするアナログで管理されている方も多いのではないでしょうか？
ITに対するハードルの低い若手経営者(管理者)の方のみならず、すべての人が手軽に利用できるサービスが「oplus(オプラス)」というシフト管理サービスです。
シフト管理をめんどくさいと思っているのはあなただけではない
毎月発生する“シフト作成”や日々の“シフト管理”、それに付随した業務(人件費の管理等)について、皆様はどのような悩みをお持ちですか？
~シフト管理の手間~
・閉店後にひとりで、30人の従業員の「シフト希望」を3時間かけて整理している。
・30人の「シフト希望」を参考にシフトを作成するも、7連勤になってしまう従業員や、希望に沿えない従業員が出てきてしまい、シフト作成で3日間頭を悩ませてしまった。
・どうしても上手くシフトを作成できなくて、ひとりひとりにLINEで出勤可能か依頼している。しかも全然返事を貰えず、丸一日作業が止まってしまうことも。
・やっと作成できたシフトも、風邪などの突発的な欠勤が発生し、再度見直さなければいけなくなった。そして他の従業員に出勤の依頼をして人員を確保しなければいけない。
シフトを管理するあなただからこそ抱えるその悩みは、他の従業員には分からない悩みでしょう。しかし実は知らないだけで、隣のお店のシフト管理者も同じ悩みを持ち、壁に貼られたシフト表に日々頭を抱えています。
リモートワークの導入で従業員の労働状況を管理しなければならなくなった経営者(管理者)も必見
昨今の改革で、働き方のバリエーションが増えてきました。コロナウイルスの影響も後押しして、リモートワークを取り入れている(これから取り入れる)会社様も少なくないでしょう。世間的には、むしろリモートワークを導入しないほうが会社としての柔軟性や予測できない未来への適応力を疑われる傾向にさえあります。
※もちろん、業態や業務内容によってリモートワークが厳しい会社様もありますが。。。
従業員の皆様にとってはフレキシブルに働けることで、ライフワークバランスが向上し、仕事のパフォーマンスややりがい、生きがいの向上が期待できます。
一方で経営者(管理者)にとっては働き方のバリエーションが増えたことで、より一層の従業員の管理を含む業務マネジメントが必要となりました。
従業員のモチベーションの向上のためにも、リモートワークを含む様々な働き方に対応しながらしっかりマネジメントしていくことは、経営者(管理者)にとって難易度も緊急度も優先度も高い“最重要課題”ではないでしょうか。
「oplus(オプラス)」は”無料”で”簡単”にシフト管理を効率化できます
そんな経営者(管理者)様にうってつけのサービスを発見しました。シフト作成の工数を削減し、かつ安価で管理する方法が「oplus(オプラス)」というシフト管理サービスです。
「oplus(オプラス)」はクラウド型のシフト管理サービスで、”どこでも””簡単に””安価で”シフトを作成/管理することができます。シフトに関わる業務を一括して管理することができ、下記のような特徴を持っています。
シフト管理に関する基本的な業務の全てに対応
「oplus(オプラス)」でできることは多岐に渡ります。シフト作成から管理までの一連の業務はもちろん、人件費の管理などのシフト管理に付随する業務についてもoplus(オプラス)だけで管理することが可能です。
紙で「シフト希望」を提出してもらい従業員の希望をひとつにまとめ、Excelで管理。それを基に作成した実際の勤務時間をさらに別の表(またはツール)で管理する。シフト管理というひとつの業務に複数の管理媒体や方法があることで業務に無駄な工数が発生します。そんな状況をoplus(オプラス)で打開しましょう。
シフト提出
普段、従業員からどのように「シフト希望」を提出してもらっていますか？
ちょっとした業務ですが、紙ベースまたは口頭で聞いたり、従業員が増えれば増えるほど実は結構めんどうな作業です。(1人3分程度として、30人で1.5時間もかかってしまいます。)
oplus(オプラス)を通して「シフト希望」を提出して頂く事で、これら「シフト希望」を一括して管理することができます。またひとりひとりに聞いて回る手間も省けます。
週に1~2回程度しか出勤されない方からのシフト希望を次の出勤日まで待つ必要もありません。
シフト作成
従業員から頂いた「シフト希望」を基にoplus(オプラス)上でそのままシフトを作成しましょう。
日毎(平日・休日)に業務別で細かく必要な出勤人数を設定し、スムーズにシフト作成することができます。さらに当日に風邪などの突発的な欠勤が出てしまった際にも、「シフト希望」が保存されているので、代わりの出勤してくれる人を探すのにも役立ちます。
※業務毎に必要人数に応じて色分けすることが可能です。飲食店を例とすると、”キッチン”と”ホール”、更に”昼”と”夜”などあらゆる業務分担が可能となります。
出退勤報告
いざ従業員が出勤したら、oplus(オプラス)で「出勤ボタン」を押して出勤報告をしましょう。「退勤」はもちろん、「休憩」も報告可能です。更に勤務時間は1分単位で記録されます。
また、事前に従業員それぞれの「時給」を登録しておくことで日毎の人件費を管理する事が可能です。
管理者権限
時給などの管理者しか知らず、従業員に知られてはいけない情報を保護する為に「管理者権限」があります。管理者のみがシフトを調整できるように設定することができます。
ユーザー目線を考えたサービス
圧倒的なコストパフォーマンス
シフト管理自体は、手間をかければお金をかけなくても自力でできます。そのため、経営者の皆様としては、お金をかけてまでシフト管理サービスを導入するのは少し悩ましい事かと思います。
oplus(オプラス)は登録費用が無料で、かつ利用料についても条件次第で完全に無料で利用することができます。まずは試しに無料で始めてみることができるので、リスキーにコストをかける必要が全くありません。
シンプルな操作性
シンプルで直観的な操作性を実現していることで効率改善を後押しします。また、登録作業もシンプルで簡単なので、導入へのハードルも非常に低いです。シンプルに操作しシフト管理で削減できた時間を他の業務に充てたり、人件費を削減したり有効に活用しましょう。
いつでもどこでも利用可能
PC/スマホの主要ブラウザ、さらにAndroid・iOSアプリにも対応。いつでも、どこからでも操作が可能です。情報がクラウドで管理されている為、場所を問わないのが特徴で、魅力的な要素の一つです。シフト管理者はPCやスマホがあればどこでもシフト作成などの業務に取り組むことが可能です。
また、従業員の方もどこからでも「シフト希望」を提出することができ、「シフト表」から自分の出勤日を確認することができます。
おわりに
飲食店のみならず美容関係、アパレル業界など主にシフト勤務制の方はシフト管理業務に対して日々悩まれている経営者(管理者)の方も多いと思います。また、普段シフト勤務でない方も昨今のリモートワークで見えない状況で従業員の方をマネジメントする必要が出てきました。
「oplus(オプラス)」を通して、従業員が今何をしているのか、スケジュールの中でどこに無駄があり、不足しているのかをしっかり把握し、働き方の改善に取り組みましょう。
